A LP Digital desenvolve soluções de digitalização e organização de documentos para empresas e órgãos públicos, afim de organizar física e digitalmente, além de padronizar toda a informação dessas instituições. As Soluções apresentadas vão desde fornecer todos os equipamentos e suprimentos necessários para que se possa fazer a digitalização. Neste caso a LP Digital pode criar um projeto onde é impl
antado um setor especifico na própria empresa para esse fim, até a mais comum que é fazer toda a digitalização e organização no escritório da LP Digital ou no cliente.
•Digitalização:
Na LP Digital: Buscamos todo o arquivo na empresa e trazemos para nosso escritório, onde é feito limpeza de todo o material, quando necessário. Os documentos são desmontados (retirado os grampos, clips, desencadernados), preparados e em alguns casos reparados, devido a ação do tempo e o manuseio continuo. Digitalizamos todas as páginas, organizamos o arquivo digital. Para finalizar todo o físico é devolvido em suas respectivas caixas e também organizado de uma forma lógica e coerente.
• No Cliente "In Company":
O cliente sede um espaço em sua empresa e a LP Digital leva seus equipamentos para que o serviço de digitalização seja realizado com a mesma excelência. Os passos serão praticamente os mesmos que os realziados no escritório da LP Digital: é feita limpeza de todo o material, quando necessário. Digitalizamos todas as páginas, organizamos todo o digital e para finalizar todo o físico é devolvido em suas respectivas caixas e também organizado de uma forma lógica e coerente.
• Organização dos Documentos:
Documento é constituído por um suporte (material sobre o qual as informações são registradas) e pela informação que ele contém, utilizável para efeitos de consulta ou prova. É aquele produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte. São exemplos de documentos: papel, fotografia, mapa, entre outros. Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independente da natureza dos suportes. Conservação preventiva é o conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento). Em um levantamento cuidadoso das condições de conservação dos documentos de um acervo, é possível identificar facilmente as consequências desses fatores. Os agentes ambientais são aqueles que existem no ambiente físico do acervo: temperatura, umidade relativa do ar, radiação da luz e qualidade do ar. Os agentes biológicos de deterioração de acervos são, entre outros, os insetos (baratas, brocas, cupins), os roedores e os fungos, cuja presença depende quase que exclusivamente das condições ambientais. Para que atuem sobre os documentos e proliferem, necessitam de conforto ambiental e alimentação. O conforto ambiental está, basicamente, na temperatura e umidade relativa elevadas, pouca circulação de ar e falta de higiene. Os documentos que sofrem algum tipo de dano apresentam um processo de deterioração que irá levá-los a perda total. Para evitar essa situação, interrompe-se o processo através de intervenções que levam à estabilização do documento. Estabilizar um documento é interromper o processo de deterioração, através de procedimentos mínimos de intervenção. Por exemplo: higienização (retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos) e acondicionamento adequado. Gestão documental é o conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso e avaliação de documentos. Tem como principais objetivos:
• Agilizar o acesso aos arquivos e às informações.
• Promover a transparência das ações administrativas.
• Garantir economia, eficiência e eficácia na administração pública ou privada.
• Agilizar o processo decisório.
• Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe.
• Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos.
• Racionalizar a produção dos documentos.
• Normalizar procedimentos. Um exemplo é a Tabela de Temporalidade de Documentos, instrumento de destinação, que determina prazos e condições de guarda, amparados em legislação específica, tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
• Preservar o patrimônio documental considerado de guarda permanente.
• Organização Digital
Muitas empresas possuem seus arquivos armazenados sem padrões o que dificulta o acesso as informações. A LP Digital organiza e estrutura todo o acesso a essas informações.
• Projetos:
Desenvolvemos grandes projetos de digitalização, usando-a como uma ferramenta central na empresa, para que toda a informação tenha um acesso rápido, seguro, padronizado e com isso a empresa ganhe tempo nas suas tomadas de decisões, além da organização.
